Agenda 2014

Tenho sempre problemas em manter a minha agenda durante todo o ano. A principal razão é porque em geral, as agendas comerciais não estão dedicadas às minhas necessidades, por isso acabo sempre por ter de andar com outras coisas atrás de mim que me são mais úteis do que um mero calendário para apontar os aniversários! Caderninhos, agendas telefónicas, etc!

Depois de muito estudar as várias possibilidades em formato papel, mobile, on-line e de software dei por mim a compreender que a melhor de todas continua a ser a agenda em papel. Mas para ter uma agenda, tinha mesmo de a personalizar! Caso contrário a sua eficiência perde-se a certa altura. Mas como fazer a minha própria agenda? Vi muitos casos em que, em geral, se adaptava um caderno para este efeito. Depois de muitas pesquisas e aprendizagens sobre métodos de organização pessoal e gestão do tempo decidi fazer uma mistura de vários métodos. E para juntar tudo nada melhor do que os cadernos personalizáveis ARC da Staples. Já os tinha visto antes mas nunca lhes dei o devido valor. Mas, de facto, ter a possibilidade de, num caderno, poder organizar e reorganizar, inserir e retirar folhas, introduzir materiais especiais, inserir modelos personalizados, pode mesmo torná-lo na melhor agenda de sempre. O sistema em si já é inovador e responde às necessidades de qualquer um através dos vários acessórios disponíveis. A cereja em cima do bolo é que este não é, de todo, um caderno muito caro. O que torna o sistema caro é mesmo o furador especial… mas confesso que, sem ele, não há muito para personalizar a agenda.

Então, a minha agenda construiu-se da seguinte forma:

Depois da capa tenho o material que inclui post-its, um bloco para listas rápidas e uma régua de plástico (do sistema Arc) para colocar onde me for mais conveniente, em geral na agenda (é possível até utilizar mais do que uma régua para diferentes objectivos).

Depois tenho os separadores!

O primeiro é a agenda propriamente dita: toda ela foi construída por mim, impressa e, com a ajuda do furador, aplicada ao caderno. Para além de um calendário anual que uso para visualizar mais facilmente os períodos mais intensos, acrescentei uma grelha com todos os meses para apontar compromissos que já tenho marcados para esses meses. A seguir tenho um calendário mensal para o mês em questão (só imprimo na agenda um mês de cada vês para não ocupar muito espaço). Por fim tenho a vista semanal que, pela minha experiência pessoal é a que mais se adequa às minhas necessidades. Segui os modelos atenciosamente disponibilizados pela blogger Rita já que fiquei adepta do sistema em funil do Planner Pad e adaptei-os às minhas necessidades pessoais já que nem todas as áreas me interessavam. A vantagem de imprimir estas folhas mensalmente e introduzi-las no caderno Arc é que, conforme vou experimentando a agenda posso fazer alterações de mês para mês, quer no conteúdo como no design…

Os separadores seguintes são dedicados respectivamente ao trabalho, casa, pessoal e blog… que não inclui apenas o blog mas também outras experiências digitais. Para cada um deles tenho basicamente listas do GTD, em particular as listas de "Action List", "Projectos" e "Um dia talvez", um método em que me estou também a iniciar e que por isso simplifiquei ao máximo nesta fase. Depois tenho folhas que vieram com o caderno para elaborar as ideias e projectos. No fundo serve como caderno também! Quando as folhas acabam posso acrescentar comprando mais. Quando houver folhas que já não interessam posso eliminá-las! Quando quiser estabelecer prioridades basta mudá-las de local para onde forem mais necessárias.

Por fim, tenho uns arquivos do sistema Arc que comprei em separado assim como os separadores e a régua. Aí tenho a caixa de entrada do GTD. A caixa de entrada inclui folhas e também um pequeno arquivo para post-its, papelinhos em que aponto coisas durante o dia e que, depois pretendo organizar nas listas dos respectivos separadores. Podia ter uma caixa de entrada para cada separador mas à velocidade que, por vezes, a mente funciona acho que me perderia de tanto virar páginas! Ainda estou tentada em passar a caixa de entrada para o início do caderno mas acho que vou descobrir com o tempo.

Para além do arquivo da caixa de entrada tenho outro para despesas (recibos e facturas), um que serve de arquivo de suporte a projectos e ainda outro para as coisas que considero serem para "um dia talvez…" e referências para utilizar durante o mês em questão entre outros (contactos, etc).

E pronto, está pronta a usar!

I always had trouble keeping my diary during the year. The main reason is because, generally, agendas are not personalized to our own needs so I always end up using other things like notebooks, phone books, etc!

After studying several possibilities: paper, mobile, online and software, I found that the best agenda is made of paper since I always end up writing my ideas. However if I will use a paper agenda again, I must personalize it! Otherwise its efficiency will be lost at some point... But how can I make my own agenda? I have seen many cases where a notebook suited for this purpose. After much research and learning about methods of personal organization and time management I decided to make a mix of several methods. And in order to put it all together, nothing better than ARC customizable notebook from Staples. I'd Seen them before but I usually ignore it, until now. In fact, being able to organize and reorganize, insert and remove leaves, introduce special materials, insert custom models, can even make it the best agenda ever. The system itself is already great and meets the needs of anyone through the several available accessories. The icing on the cake is that this is not an expensive notebook. What makes it an expensive system is the special punch … but, I confess that, without it , there is not much to customize!

So my diary was constructed as follows:

After the cover I have some material that includes post-its, a quick list and a plastic ruler (from Arc system) to put wherever I want, usually in the calendar (You can even use more than one ruler to different objectives).

Then I have five tabs!

The first is the agenda itself : all of it was built by me, printed and, using the punch, applied to the notebook. In addition to an annual calendar that I use to more easily visualize the most intense periods of the year, I added a grid with every month to write down commitments that I already have for those months. Then I have a monthly calendar for the current month (I only print the agenda one month at a time) . Finally I have the weekly view, that from my personal experience is the most suited to my needs. I follow the models provided by another blogger, Rita, because I became adept of  Planner Pad System and I adapted them to my personal needs since some areas didn't interested me. The advantage of printing the agenda monthly and insert leaves in the Arc notebook is that I can introduce changes on the model, both in content and design ...

The following tabs are dedicated respectively to work , home, personal and blog...  that also includes other digital experiences. For each of them I basically have the GTD lists, especially the "Action List" , "Projects "and "One day maybe", a method in which I am a beginner and, therefore, I have simplified as much as I can, for now. Then I have sheets that came with the notebook to develop ideas and projects. In fact it also serves as notebook! I can buy more leaves If I need. I can eliminate the ones I no longer need! And If I want to set priorities I can just change them to where they are most needed.

Finally, I have some files from Arc System that I bought separately, as well as tabs and the ruler. Here I have the GTD inbox. The inbox includes some sheets and also one of these files to post-its, notes, pieces of paper on which I write things during the day and that I want to organize in the respective tabs. I could have an inbox for each tab but sometimes my mind works so fast that I think I would lose myself turning pages! I'm still tempted to transfer the  inbox to the beginning of the notebook but I guess I'll find out if I need to do it.

In addition to the inbox file, I have another to my expenses (receipts and invoices), one supporting my projects and another for things that I consider to be "One day maybe... " and references (contacts , etc).

And voila, it is ready to use!

(Photos: Eunice Sousa)